AECQ Formation explique ici de façon claire les principales pratiques liées à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la protection des renseignements personnels dans la plateforme.
AECQ Formation est une plateforme utilisée par l’AECQ pour recevoir, traiter et administrer des demandes et dossiers liés à la formation, au suivi des apprentis, aux groupes, présences, documents, signatures et transmissions administratives. La présente page explique de façon simple comment les renseignements personnels traités par la plateforme sont utilisés et protégés.
Selon le service utilisé, la plateforme peut traiter des renseignements d’identification et de contact, des renseignements liés à l’école ou au parcours de formation, des pièces justificatives, des présences, évaluations et formulaires, des signatures, des communications ainsi que des traces techniques nécessaires à la sécurité et à l’audit.
Les renseignements sont recueillis dans la mesure nécessaire pour traiter les demandes, administrer les parcours 5M et 5I, gérer les groupes et intervenants autorisés, vérifier les étapes et présences, produire les documents requis, communiquer avec les personnes concernées et accomplir les transmissions administratives applicables.
L’accès est limité aux personnes dont les fonctions l’exigent, notamment les utilisateurs autorisés de l’AECQ et, selon le dossier, l’école, l’Expert formateur et l’Apprenti. Des renseignements peuvent être communiqués à un organisme ou fournisseur uniquement lorsque cela est requis ou autorisé pour la prestation du service, l’administration du dossier ou le respect d’une obligation applicable.
Des fournisseurs peuvent intervenir pour l’hébergement, l’envoi de courriels, le stockage ou le soutien technique. Ils doivent agir dans le cadre des services qui leur sont confiés et ne doivent pas utiliser les renseignements pour leurs propres fins. Toute communication de renseignements à l’extérieur du Québec doit être évaluée et encadrée conformément aux exigences applicables.
L’AECQ applique des mesures de sécurité raisonnables en fonction de la sensibilité, de la quantité, de l’utilisation et du support des renseignements. Les renseignements sont conservés pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et selon les règles de conservation applicables, puis détruits de façon sécuritaire ou traités autrement lorsque la loi le permet.
La plateforme utilise des témoins essentiels pour la connexion, la sécurité, les sessions et la mémorisation de votre choix de confidentialité. Les catégories non essentielles sont désactivées par défaut et ne sont activées que selon votre choix. Vous pouvez modifier ce choix en tout temps dans Gérer mes témoins.
Selon les règles applicables, une personne peut demander l’accès ou la rectification de renseignements personnels qui la concernent et exercer les autres droits prévus. Une demande ou une plainte concernant la protection des renseignements personnels peut être adressée au Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels à admin@aecqformation.com.
Cette politique peut être mise à jour afin de refléter une modification des pratiques, des services ou des exigences applicables. Lorsqu’une modification justifie un nouveau choix concernant des témoins non essentiels, la plateforme redemandera le consentement en changeant la version de politique.
Cette page complète l’information propre à la plateforme AECQ Formation. La directive officielle de l’AECQ relative à la gouvernance des renseignements personnels demeure disponible ici : Politique de confidentialité de l’AECQ.